Thao Tác Word Căn Bản Cho Người Mới – Phần 1

Microsoft Word là một ứng dụng trong bMicrosoft Office. Word là một trong những chương trình xử lý văn bản phổ biến nhất hiện nay với nhiều tính năng cho phép bạn tạo tài liệu một cách chuyên nghiệp. Qua bài viết này iGen giới thiệu các cách khách nhau đẻ bạn có thể thao tác nội dung hoặc giao diện xem tài liệu trong Word.

1/ Thay đổi giao diện xem (View) tài liệu

Bạn có thể tùy chỉnh cách tài liệu hiển thị phù hợp theo yêu cầu cụ thể. Các công cụ View trong Word trên Rinnon gồm có Read Mode, Print Layout, Web Layout, Outline, Draft

Các công cụ trên Ribbon hiển thị tài liệu
Các công cụ trên Ribbon hiển thị tài liệu
Công cụ Chức năng
Read Mode Hữu ích khi độc tài liệu, các trang được điều chỉnh theo kích thước màn hình đẻ dễ đọc.

Ribbon được ẩn để bạn có thể tập trung vào việc đọc tài liệu ở kích thước màn hình tối đa. Một loạt các nút bạn có thể sử dụng ở chế độ này sẽ xuất hiện trên đầu màn hình.

Print Layout Để diều chỉnh bố cục tổng thể của thông tin trên trang tài liệu hoặc để hiển thị các tài liệu sẽ được in.

Khi ở chế độ hiển thị này, bạn có thể thấy các yếu tố đồ họa như đầu trang/chân trang, hình ảnh hoặc cột xuất hiện như thế nào.

Web Layout Hữu ích cho việc tạo các trang Web: văn bản hiển thị với kích thước màn hình; hình nền và hình ảnh xuất hiện giống như sử dụng trình duyệt Web
Outline Sử dụng để tạo phác thảo cho tài liệu, nơi bạn có thể tăng giảm cấp các tiêu đề trong bố cục phan cấp.

Bạn có thể thu gọn tài liệu để chỉ các tiêu đề và tiêu đề phụ xuất hiện.

Điều này giúp bạn sắp xếp lại các chủ đề trong tài liệu. Khi bạn di chuyển các tiêu đề, văn bản được liên kết với tiêu đề cũng sẽ di chuyển theo.

Draft Thích hợp cho hầu hết các thao tác nhập, chỉnh sữa và định dạng tài liệu.

Bạn cũng có thể sử dụng các nút View trên thanh trạng thái (Status bar) bao gồm Read Mode, Print Layout và Web Layout

Các nút View trên thanh trạng thái
Các nút View trên thanh trạng thái

2/ Hiệu chỉnh độ thu-phóng (Zoom) tài liệu

Chức năng này thu/phóng tài liệu cho phép phóng lớn hoặc thu nhỏ tài liệu trên màn hình cũng như cho phép hiện nhiều trang trong một màn hình tại một thời điểm.

Chức năng này được thiết kế ở thẻ View trên Ribbon, trên thanh trạng thái (Status bar) và trên Mouse

Các chức năng thu phóng tài liệu trên Ribbon và trên thanh trạng thái
Các chức năng thu phóng tài liệu trên Ribbon và trên thanh trạng thái

Thao tác trên thanh trạng thái:

  • Nhấp chọn dấu – (Zoom Out) hoặc dấu + (Zoom In) để giảm hoặc tăng kích thước trang văn bản trên màn hình 10%;
Thao tác Zoom in/Zoom Out trên thanh trạng thái
Thao tác Zoom in/Zoom Out trên thanh trạng thái
  • Nhấp chọn và kéo thanh trượt Zoom (Slider) về phía trái/phải đẻ giảm hoặc tăng kích thước trang văn bản trên màn hình theo mức độ mong muốn.
  • Nhấp chọn 100% (Zoom level) để mở hộp thoại Zoom:
    • Chọn các tùy chọn thu/phóng 200%, 100%, 75% hoặc;
    • Page Width để phóng to độ rộng trang tài liệu theo độ rộng màn hình;
    • Text Width để phóng to độ rộng dòng văn bản theo độ rộng màn hình;
    • Whole page để thu nhỏ toàn bộ một trang văn bản trong phạm vi màn hình
    • Many pages đê thu nhỏ tất cả các trang văn bản trong phạm vi màn hình.
    • Chọn biểu tượng dưới Many Pages. Rê chuột và chọn số trang cần hiện cùng một lúc trong phạm vi màn hình.
    • Nhập số hoặc vài nút lên xuống ở mục Percent dể chọn độ thu/phóng tùy ý.
Hộp thoại Zoom
Hộp thoại Zoom

Thac tác trên Ribbon

  • Chọn One Page đẻ thu nhỏ toàn bộ một trang văn bản trong phạm vi màn hình.
  • Chọn Multiple Pages đẻ thu nhỏ và hiện nhiều trang trong phạm vi màn hình.
  • Chọn Page Width đẻ phóng tỏ độ rộng trang tài liệu thoe độ rộng màn hình;
  • Chọn 100% chuyển các tran văn bản về thích thước thật;
  • Chọn Zoom đẻ mở hộp thoại Zoom.
Các chức năng thu phóng tài liệu trên Ribbon và trên thanh trạng thái
Các chức năng thu phóng tài liệu trên Ribbon và trên thanh trạng thái

Thao tác bằng chuột (Mouse):

  • Nhấn giữ Ctrl => Lăn bánh xe trên chuột tới/lui đẻ tăng/giảm kích thước các trang văn bản trên màn hình.

Chú ý: Có thẻ Zoom tài liệu trong phạm vi 10% – 500%. Vị trí con trỏ/điểm chèn (Insertion Point) sẽ xác định khu vực thu/phóng.

3/ Sửu dụng chức năng hiện-ẩn (Show/Hide)

Chức năng Show/Hide cho phép hiện/ẩn các ký tự ẩn (Hidden Characters), các ký tự đặc biệt (Special Characters) và các ký tự không in (Non – printing characters) trong tài liệu. Các ký tự này gồm có:

Các kí tự đặt biệt

  • Ký tự số 1: Ký tự ngắt dòng cứng xuất hiện khi nhấn phím Enter
  • Ký tự số 2: Ký tự ngắt dòng mềm xuất hiện khi nhấn phím Shift + Enter
  • Ký tự số 3: Ký tự xuất hiện khi nhấn phím Tab
  • Ký tự số 4: Ký tự khoảng trắng (Space) xuất hiện khi nhấn phím Spacebar
  • Ký tự số 5: Ký tự kết thúc nội dung ô hoặc dòng trang bảng (Table)
  • Ký tự số 6: Ký tự ngắt trang cứng xuất hiện khi chèn trang Page Break

Thao tác sử dụng dụng:

Chọn thẻ Home => Nhóm Paragraph => Kí tự số 1

Thao tác mở Hidden
Thao tác mở Hidden

4/ Phân chia cửa sổ (Splitting the Window)

Trong trường hợp bạn đang làm việc với một tài liệu và muốn tham khảo đến một phần khác cũng trong tài liệu đó. Để tránh trường hợp di chuyển lên xuống tài liệu gây nhầm lẫn và mất thời gian.

Word cung cấp chức năng phân chia cửa sổ tài liệu (Splitting the Window). Khi đó, bạn có thể làm việc trong một cửa sổ và tham khảo nội dung tài liệu trong cửa sổ còn lại.

Phân chỉa cửa sổ:

Chọn thẻ View => Nhóm Window => Nhấp chọn Split

Thao tác phân chia cửa sổ làm việc
Thao tác phân chia cửa sổ làm việc

Hủy bỏ thanh phân chia:

Chọn thẻ View => nhóm Window => chọn Remove

5/ Chọn văn bản trong tài liệu

Chọn văn bản trong tài liệu là một bước cơ bản trong Word trước khi định dạng, di chuyển, sao chép hoặc thao tác văn bản theo bất kì cách nào.

Bạn có thể chọn một từ (Word), nhóm từ (Phrase), câu (Sentence), dòng (Line), đoạn (Paragraph) và cả văn bản (Whole Document).

Bạn cũng có thể chọn các văn bản liền kề (Consecutive Text) hoặc các văn bản ở những nơi khác nhau (Non-Consecutive Text).

Bạn có thể sử dụng chuột, bàn phím hoặc kết hợp cả 2 chuột và bàn phím trong vùng văn bản hoặc trong vùng lựa chọn (Selection Area).

Thao tác chọn văn bản:

Chọn một từ: Nhấp đúp chuột trên từ cần chọn. Nhấp giữ phím chuột => kéo chuột đẻ tô sáng từ đó.

Chọn một nhóm từ: Nhấp chuột vào phía trước từ đầu tiên trong nhóm từ => giữ phím chuột => kéo chuột đẻ tô sáng nhóm từ đó; Nhấp chọn từ trước đầu tiên trong nhóm từ => nhấn và giữ phím Shift => nhấp chuột cuối từ cuối cùng trong nhóm từ.

Chọn một câu trong đoạn văn bản: Nhấn và giữ Ctrl => nhấp chuột vào bất kỳ từ nào trong câu.

Chon một dòng văn bản: nhấp chuột vào vùng chọn văn bản (Selection Area) ở đầu dòng văn bản cần lựa chọn.

Chọn một đoạn văn bản: Nhấp đúp chuột vào vùng lauwj chọn văn bản (Selection Area) ở đâu bất kì dòng nào của đoạn văn bản cần chọn.

Chọn toàn bộ văn bản:

  • Nhấp và giữ phím Ctrl => nhấp chuột vào bất kỳ nơi nào trong vùng lựa chọn văn bản
  • Nhấp 3 lần chuột liên tiếp vào bất kì nơi nào trong vùng lựa chọn văn bản;
  • Nhấp phím Ctrl + A
  • Chọn thẻ Home => nhóm Editing => Chọn Select All

Chọn văn bản liên tục-liền kề nhau (Consecutive Text)

Chọn văn bản theo các thao tác đã nêu => nhấn và giữ Shift để chọn các thao tác văn bản còn lại.

Chọn văn bản không liên tục/không liền kề nhau (Non-consecutive)

Chọn băn bản theo các thao tác đã nêu => nhấn và giữ phím Ctrl đẻ chọn các văn bản còn lại.