Những tính năng hữu ích của Excel có thể bạn chưa biết

Chắc hẳn các bạn đã và đang sử dụng Excel nhưng vẫn chưa biết tới các tính năng hữu ích của công cụ quốc dân này. Trong bài viết này, iGen sẽ nói với bạn 5 tính năng hữu ích của Excel để giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên những tính năng này chỉ có từ excel 2013 trở lên, không áp dụng cho các phiên bản cũ hơn nhé.

1. Tính năng Pivot Table

Pivot Table là một trong những công cụ thống kê dữ liệu mạnh mẽ trong Excel, đặc biệt hiệu quả khi bạn cần thống kê nhanh để báo cáo với những lợi ích vượt trội như:

  • Thống kê dữ liệu siêu tốc.
  • Thao tác cực kì đơn giản và dễ sử dụng.
  • Kiểm soát được dữ liệu một cách chi tiết nhất.

Tính năng Pivot Table này chỉ có thể giúp bạn thống kê những dữ liệu bạn đưa vào từ ban đầu, ngoài ra sẽ không cập nhật thêm nếu bạn chỉnh sửa hoặc thêm dữ liệu vào vùng dữ liệu ban đầu. Để có thể sử dụng tính năng này đầu tiên bạn vào bảng và chọn “Insert” > “Pivot Table”. Chọn tất cả các ô bạn muốn tính toán. Sau đó chọn “OK”.  Một “Sheet” mới sẽ mở ra với thanh công cụ bên phải bạn có thể tận dụng được. Sau đó, bạn có thể tiếp tục tạo bảng bằng cách đưa các trường dữ liệu ở trên tới phía dưới.

2. Tính năng Flash Fill

Flash Fill trong Excel là 1 công cụ rất hữu ích và tiện lợi khi sử dụng. Nó có thể giúp bạn thực hiện những thao tác lặp lại các thao tác mà bạn đã làm 1 cách nhanh chóng. Tính năng này tiên đoán dữ liệu một cách thông minh và tự động điền dữ liệu vào các ô trống trên bảng tính. Ngoài ra, Flash Fill còn có thể giúp ích bạn trong những trường hợp như:

  • Xử lý 1 dãy dữ liệu dài và nhiều.
  • Xử lý nhiều chuỗi dữ liệu với độ lớn, độ dài khác nhau.
  • Tách số, chữ, ngày, tháng, năm trong 1 văn bản tự động.

Ở tính năng này, Flash Fill sẽ thực hiện tách Họ và tên trong bảng bên dưới thành 2 cột riêng biệt là Họ và Tên 1 cách tự động. Để sử dụng Flash Fill, bạn chọn “Data” và chọn “Flash Fill” thì Excel sẽ tự động tách họ từ mẫu.

3. Tính năng Freeze Panes

Giao diện của Excel là những loạt hàng cùng cột trải dài rất rộng vậy nên khi sử dụng Excel để tạo dữ liệu với độ rộng vượt qua khung hình của màn hình. Những lúc như vậy chúng ta sẽ khó mà có thể theo dõi rõ ràng tiêu đề của các cột nếu nó có quá nhiều. Vậy nên chức năng Freeze Panes sẽ giúp các bạn cố định lại hàng hay cột tiêu đề trong khung hình của máy tính, di chuyển theo khi bạn kéo thanh cuộn.

Để cố định hàng bằng Freeze Panes, các bạn mở ribbon View và click vào biểu tượng Freeze Panes ở trong mục Window. Sau đó các bạn chọn Freeze Top Row, hàng đầu tiên của bảng đữ liệu sẽ được cố định lại. Lưu ý rằng nó chỉ có thể cố định được hàng đầu tiên nên nếu ở hàng đầu các bạn không phải là tiêu đề mà là nội dung dữ liệu khác thì nội dung dữ liệu đó sẽ bị cố định lại thay vì tiêu đề. Giờ các bạn thử kéo con cuộn để xem các nội dung ở thấp hơn thì có thể thấy hàng 1 đầu tiên chứa tiêu đề đã được cố định trong khung nội dung của Excel, khi các bạn xem tài liệu đến đâu nó sẽ giữ lại hiển thị tới đó.

4. Tính năng Scaling

Scaling là một chức năng thiết lập tỷ lệ in trong Excel cho phép bạn điều chỉnh trang tính sao cho vừa vặn nhất với khổ giấy cần in ấn. Nó giúp cho nội dung trang in không quá lớn hoặc quá nhỏ so với trang in thông thường. Đảm bảo tính thẩm mỹ khi in ấn. Đây hoàn toàn là một tính năng cải thiện chất lượng trình bày cho bảng tính của bạn.

Để sử dụng tính năng Scaling bạn chọn “Page Layout”. Sau đó đến vùng chức năng “Scale to fit”, nơi bạn có thể lựa chọn tuỳ chọn theo “Width” (chiều ngang) và “Height” (chiều dọc). Thay đổi giá trị theo bạn muốn và in trang in trực tiếp.

5. Tính năng Remove Duplicates trong excel

Remove Duplicates trong Excel là một nút lệnh thuộc vùng Data Tools, trong tab Data. Chức năng của nó là giúp bạn nhanh chóng tìm và loại bỏ những dữ liệu trùng lặp trong bảng tính của bạn. Remove Duplicates rất hữu dụng cho các tổ chức cần quản lý các bộ dữ liệu lớn liên quan đến nhân viên và các bên liên quan khác. Tính năng này sẽ giúp bạn tổng quan lại công việc khi mà không có nhiều thời gian.

Đầu tiên, bạn cần phải lựa chọn hoàn toàn bộ dữ liệu bạn muốn sắp xếp hay tính toán. Sau đó, nhấn chọn “Data” và lựa chọn “Remove Duplicates”. Một khi đã hoàn thành, bạn sẽ thích thú xem Microsoft Excel theo lệnh của bạn và hoàn thành công việc.

Trên đây là những tính năng cực kì hữu ích của Excel do iGen tổng hợp cho các bạn. Đó là những thủ thuật cực kỳ hữu dụng mà dân văn phòng nên biết để có thể thao tác nhanh và chuyên nghiệp trong công việc. Ngoài ra, hiện tại bên iGen sắp khai giảng khóa luyện thi chứng chỉ MOS Excel. Các bạn hãy nhanh tay đăng ký để nhận ngay ưu đãi từ iGen nha.

Link đăng ký khóa luyện thi: https://igen.world/khoa-hoc/khoa-luyen-thi-chung-chi-mos-excel/?aff_code=Np36ob0c

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Địa chỉ: Công ty Cổ phần iGen Group – Khu Công nghệ Phần mềm Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh, Khu phố 6, Đ. Võ Trường Toản, Phường Linh Trung, TP Thủ Đức, TP HCM

Website: https://igen.world/

Hotline:(+84) 348885443 (Ms. Hien)

Fanpage: fb.com/iGen.world