Chuyên nghiệp hơn với Microsoft Word

Một trong những công cụ xử lý văn bản tốt nhất và phổ biến nhất cho dân văn phòng hiện nay chính là MS Word. Mặc dù hiện nay có khá nhiều ứng dụng văn phòng hữu ích khác có thể thay thế nhưng sử dụng MS Office vẫn là một trong những lựa chọn ưu tiên khi cần soạn thảo văn phòng của nhân viên văn phòng.

Bài viết này cung cấp các mẹo cần thiết cho người dùng Microsoft Word thường xuyên. Để giúp bạn làm việc chuyên nghiệp hơn và khai thác tối đa phần mềm tài liệu Microsoft của mình.

Chuyên nghiệp hơn với Microsoft Word

1. Đánh giá nội dung

Ngoài việc có khả năng kiểm tra ngữ pháp và chính tả, thì Word còn check được độ phức tạp trong văn bản TIẾNG ANH của bạn đã phù hợp với người đọc hay chưa. Điểm được chấm theo thang 100 dựa trên số lượng từ ngữ của bài viết, điểm càng cao cho thấy bài viết càng dễ hiểu. Điều này sẽ giúp cho bài viết TIẾNG ANH của các bạn chuyên nghiệp hơn và được đánh giá cao hơn.

Để bật tính năng này, bạn vào phần Option => Proofing. Đánh dấu check vào 2 ô “Check Grammar with Spelling” và “Show Readability Statistics” (với Mac: Word => Preferences => Spelling and Grammar).

2. Đổi định dạng văn bản

Chọn một đoạn văn bản cần được định dạng thay thế (ví dụ như chuyển toàn bộ các đoạn chữ xanh thành màu tím) vào phần Find > Advanced Find > More > vào menu Format > Font và chọn Xanh lam. Sau đó làm tương tự với Replace with và chọn màu tím. Cuối cùng bấm Replace All. Hơn thế nữa, bạn cũng có thể chỉnh sửa lề, phông chữ và khoảng cách dòng.

3. Tạo ra các đoạn văn bản tự động

Khi bạn cần kiếm tra hay chạy thử văn bản trên web hay một nền tảng nào đó. Thay vì phải đi copy trên Internet rồi Paste như thông thường các bạn vẫn hay làm. Chúng ta có thể chuyên nghiệp hơn bằng cách gõ =lorem(p,l) trong đó “p” là số đoạn văn và “l” là số câu. Sau đó, đưa con trỏ ở cuối câu lệnh và nhấn Enter. Bộ Generator tự động mang tên “Lorem Ipsum” trong MS Word sẽ tự động thêm các kí tự vào văn bản. Quá dễ dàng để thực hiện đúng không nào!!!

4. Đánh dấu dòng nổi bật

Để giúp cho văn bản đẹp và rõ ràng hơn, bạn có thể sử dụng phương pháp đánh dấu các dòng nổi bật.

Cách thực hiện là bạn tiến hành giữ phím Alt trên máy tính (phím Option trên Mac) đồng thời nhấn và kéo chuột. Một cái khung sẽ xuất hiện với tất cả các chữ nằm bên trong nó được đánh dấu nổi bật.

5. Thay đổi cách viết hoa

Để chuyển đổi văn bản thành chữ thường, chữ hoa, tất cả chữ hoa hoặc chữ hoa ngược chỉ với một cú nhấp chuột. Đầu tiên, bôi đen đoạn văn bản cần được định dạng. Sau đó chuyển đến “Home” và nhấp chọn “Aa” gần menu. Trên Mac, tùy chọn này có sẵn trong Format => Change Case.

6. Thêm máy tính các phép toán vào Word

Tính toán nhanh trong Word không cần đến máy tính hay ứng dụng máy tính. Để sử dụng tính năng này, vào File => Options => Quick Access Toolbar, đổi thành All Commands và nhấn chuột vào Calculate Command.

Sau khi thêm tính năng, chỉ cần bôi đen phép tính trong văn bản của bạn và nhấn chuột vào vòng tròn đó, câu trả lời sẽ xuất hiện ở phía dưới cùng màn hình.

Lưu ý: (Mac hiện tại chưa hỗ trợ tính năng này).

7. Bôi đen toàn bộ câu với chỉ với một click chuột

Thay vì phải nhấn giữ chuột và kéo để bôi đen khi soạn thảo văn bản (quá thiếu chuyên nghiệp). Chỉ cần giữ phím Ctrl (với Mac là phím Command) và nhấp vào vào chỗ bất, Word sẽ đánh dấu nổi bật toàn bộ câu chứa từ đó.

8. Hiện các kí tự ẩn

Đối với các tài liệu phức tạp cột và định dạng khác nhau, một số chỗ hơi khó nhìn. Để nhìn rõ các ký tự ẩn như tab và dấu cách. Để bật hoặc tắt tính năng này, hãy nhấn Ctrl-Shift-8 (Command-8 trên Mac).

Trên đây là các tips hữu ích để giúp bạn có thể chuyên nghiệp hơn với Microsoft Word. Nếu có tips hay hơn và bổ ít hơn, các bạn hãy chia sẻ và để lại bình luận ở đây nhé!

Tham khảo các khoá học của iGen tại đây.