8 Cài đặt căn bản trước khi soạn thảo văn bản Word (P.1)

Soạn thảo văn bản Word là công việc tưởng như đơn giản nhưng thật sự rất khó khăn nếu chúng ta không biết được 8 cài căn bản MS Word trước khi bước vào làm việc. Các cài đặt ban đầu này sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong hình thức tình bày cũng như tăng tốc độ làm việc lên cao nhất.

1. Cài đặt đơn vị đo Centimet trong Word

Mở bản Word Options, chọn thẻ Advanced. Trong phần cài đặt Display chọn mục “Show measurements in units of”, chuyển từ Inches sang Centimets.

Cài đặt Centimet
Cài đặt Centimet

Sau khi cài đặt xong bạn có thể kiểm tra bằng cách vào thẻ Layout, chọn Page Setup. Trong thẻ Margins nếu đơn vị hiện là cm (Như hình) là đúng. Còn nếu không hiện như vậy bạn hãy thử lại như ở trên nhé.

Kiểm tra cài đặt Centimet
Kiểm tra cài đặt Centimet

2. Cài đặt mặc định khổ A4

Thường mặc định của Microsoft Word là khổ Letter – thường ít dùng tại Việt Nam. Vì khổ A4 vẫn được đại số các công ty sử dụng trong văn bản hàng ngày. Và sau đây là cách cài đặt khổ A4 cho văn bản:

Trong thẻ Layout, vẫn chọn Page Setup. Hộp thoại Page Setup hiện ra, bạn chọn thẻ thứ 2 – Paper. Trong phần Paper Size bạn chọn khổ A4. Sau đó chọn Set As Default. 

Cài đặt mặc định khổ A4 trong Word
Cài đặt mặc định khổ A4 trong Word

Một hộp thoại thông báo hiện ra và bạn chọn Yes là xong.

Hộp thoại thông báo
Hộp thoại thông báo

3. Canh lề Margin

Trước khi đi vàò phần hướng dẫn, bạn nên chọn 1 trong 2 trường hợp canh lề sau, sao cho phù hợp với loại văn bản mà bạn đang soạn thảo.

Trường hợp 1: Left 3 cm; Top 2 cm; Bottom 2 cm; Right 1.5 cm (Hay dùng).

Trường hợp 2: Left 3.5 cm; Top 2.5 cm; Bottom 2.5 cm; Right 2 cm.

Trong thẻ Layout, chọn Page Setup tương tự như ở phần 2. Trong thẻ Mergins bạn lựa chọn các thông số Top, Left, Bottom, Right như mong muốn. Và cuối cùng vấn nhấn Set As Default (mặc định cho các lần mở sau).

Cài đặt canh lề mặc định
Cài đặt canh lề mặc định

4. Thiết lập thông tin “Style Normal”

Trước khi đi vào phần hướng dẫn, cùng iGen tìm hiểu Style Normal là gì nhé:

Style Normal là kiểu mẫu định dạng sẵn mặc định gán cho đối tượng Word khi soạn thảo văn bản. Chứa nhiều thông tin định dạng: Font chữ, cỡ chữ, định dạng đoạn, tab, numbering, .v.v

Hướng dẫn cài đặt Style Normal:

Trong thẻ Home, nhấp chuột phải vào Normal (như hình). Chọn Modify

Lựa chọn Modify
Lựa chọn Modify

Hộp thoại Mofify hiện ra, bạn điều chỉnh các mục giống như hình và chọn Format

Chọn các mục Modify
Chọn các mục Modify

Đầu tiên, chọn Font và điều chỉnh các lựa chọn như hình sau đó chọn OK:

Hộp thoại Font
Hộp thoại Font

Thứ 2, chọn Paragraph, trong thẻ Indents and Spacing điều chỉnh các lựa chọn như hình sau đó chọn OK

Hộp thoại Paragraph
Hộp thoại Paragraph

Thứ 3, chọn Tab, chọn Clear All và nhấp OK

Hộp thoại Tab
Hộp thoại Tab

Ở bên trên là 4 bước đầu tiên trong 8 cài đặc mặc định trước khi soạn thảo văn bản. Hẹn bạn ở các phần tiếp theo.