4 thủ thuật Word hữu ích cho dân văn phòng

Thủ thuật Word là một trong những tips không thể thiếu của dân văn phòng để tối ưu hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian. iGen gợi ý 4 thủ thuật Word đơn giản dưới đây:

1. Các phím tắt giúp thao tác nhanh

Biết sử dụng các phím tắt nhanh và kết hợp các tổ hợp phím sẽ giúp bạn thao tác nhanh chóng hơn trên Word thay vì tìm kiếm các biểu tượng trên thanh công cụ.

>> Xem thêm các mẹo khác về Word tại đây

Thao tác với phím CTRL:

Ctrl + N Mở một trang văn bản mới
Ctrl + O Mở file văn bản
Ctrl + S Lưu văn bản
Ctrl + C Sao chép văn bản
Ctrl + X Cắt nội dung văn bản
Ctrl + V Dán nội dung văn bản

Thao tác với phim CTRL+SHIFT:

Ctrl + Shift + C Sao chép toàn bộ định dạng vùng dữ liệu
Ctrl + Shift + V Dán định dạng đã sao chép
Ctrl + Shift + M Xóa định dạng của Ctrl + M
Ctrl + Shift + T Xóa định dạng thụt dòng Ctrl+T
Ctrl + Shift + Home Lệnh tạo vùng chọn từ vị trí hiện tại lên đầu văn bản
Ctrl + Shift + End Lệnh tạo vùng chọn từ vị trí hiện tại xuống cuối văn bản

Thao tác với phím ALT:

Alt + F10 Khởi động menu lệnh
Alt + Spacebar Hiển thị menu hệ thống
Alt + Ký tự gạch chân Thực hiện chọn hoặc bỏ chọn mục đó.
Alt + Mũi tên xuống Hiển thị danh sách của danh sách sổ xuống.
Alt + Home Về ô đầu tiên của dòng hiện tại
Alt + End Về ô cuối cùng của dòng hiện tại
Alt + Page up Về ô đầu tiên của cột
Alt + Page down Về ô cuối cùng của cột

Các phím tắt đơn hữu ích khác

Backspace Thực hiện xóa 1 kí tự phía trước
Delete Xóa 1 kí tự phía sau hoặc xóa đối tượng bạn đang chọn
Enter Thực hiện lệnh
Tab Di chuyển đến mục chọn/ nhóm chọn tiếp theo
Home, End Lên đầu văn bản hoặc xuống cuối văn bản
ESC Thoát
Mũi tên lên Lên trên một dòng
Mũi tên xuống Xuống dưới 1 dòng
Mũi tên sang trái Di chuyển dấu nháy về phía trước 1 ký tự
Mũi tên sang phải Di chuyển dấu nháy về phía sau 1 ký tự

2. Dịch văn bản trên Word

Một trong những thủ thuật Word mới của phiên bản Microsoft 2013 là khả năng dịch văn bản tự động. Word đã tích hợp thêm bộ engine phiên dịch – Microsoft Translator giúp người dùng chuyển đổi ngôn ngữ nhanh chóng và trực tiếp ngay trên Word mà không cần copy từ Google Translate. Thao tác như sau:

  • Bước 1: Vào Review > Vào Translate > Chọn mục Translate Selection (dịch một đoạn) hoặc Translate Document (dịch toàn bộ văn bản)
  • Bước 2: Chọn đoạn văn bản hoặc từ cần dịch, đoạn văn bản sẽ được tự động hiển thị lên khung From  bên phải.
  • Bước 3: Chọn ngôn ngữ cần chuyển đổi, nhấn mũi tên xanh để tiến hành dịch văn bản. 
Thủ thuật Word
Thao tác dịch văn bản trực tiếp trên thanh công cụ

3. Tạo mục lục tự động

Mục lục là một phần không thể thiếu trong các bài tiểu luận, bản trình bày. Nếu không biết căn chỉnh mục lục đúng cách, các số trang và đề mục của bạn sẽ vô cùng “so le”. Mục lục tự động là một trong những thủ thuật Word giúp văn bản của bạn trông đẹp mắt một cách nhanh chóng.

Để tạo mục lục tự động, bạn làm theo các bước sau:

  • Đặt con trỏ vào trang bạn muốn đặt mục lục tự động
  • Chọn Tab References
  • Chọn Table of Contents, lúc này màn hình sẽ hiện ra các mẫu mục lục có sẵn. Hoặc bạn có thể vào Insert Table of Contents và định dạng mục lục theo ý thích.

Đối với các phiên bản Word 2016, 2019, Word 365 bạn có thêm một tùy chọn là Custom Table of Contents để chỉnh sửa kiểu mục lục đa dạng hơn.

Thủ thuật Word
Thủ thuật tạo mục lục tự động trên Word

4. Chuyển đổi chữ viết hoa/thường

Thỉnh thoảng khi đang soạn thảo văn bản, bạn cần chuyển đổi một đoạn lớn từ viết hoa thành viết thường và ngược lại, nhưng gõ lại sẽ rất tốn công sức. Có một cách để bạn chuyển đổi một cách nhanh chóng, thao tác như sau:

Chọn toàn bộ chữ mình muốn thay đổi (tô đen vừa đủ không dư ký tự trống). Bạn vào Trang đầu (tab Home) > chọn biểu tượng Aa:

  • Chữ hoa đầu câu (Sentence case): Để viết hoa chữ cái đầu tiên của câu và để nguyên tất cả các chữ cái khác dưới dạng chữ thường.
  • chữ thường (lowercase): Để loại trừ các chữ hoa trong văn bản.
  • CHỮ HOA (UPPERCASE): Để viết hoa mọi chữ cái.
  • Viết Hoa Từng Chữ (Capitalize Each Word): Để viết hoa chữ cái đầu tiên của từng từ và để nguyên các chữ cái còn lại dưới dạng chữ thường.
  • bẬT tẮT cHỮ hOA/tHƯỜNG (tOGGLE cASE): Để chuyển đổi giữa hai dạng chữ hoa/thường.
Thủ thuật Word
Cách chuyển đổi chữ hoa/thường trên thanh công cụ

Tham gia cộng đồng iGen để tìm hiểu thêm kiến thức về MOS.