Nguyên tắc soạn thảo văn bản Word giúp bạn chỉnh chu hơn!

Soạn thảo là công việc quen thuộc cho dân văn phòng, người đi làm hay các bạn sinh viên. Nhưng câu hỏi đặt ra là:”Làm sao tôi có thể soạn thảo văn bản đúng chuẩn Việt Nam?” Và các nguyên tắc sau đây sẽ góp phần giúp văn bản của bạn trở nên chỉnh chu và đúng chuẩn Việt Nam:

1/ Nguyên tắc sử dụng dấu trong soạn thảo văn bản Word:

Các dấu ngắt câu như dấu chấm (.), dấu phẩy (,), dấu hai chấm (:), dấu chấm phẩy (;), dấu chấm than (!), dấu chấm hỏi (?) phải được đặt sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu cách nếu sau đó vẫn còn nội dung.

Dùng dấu đúng nguyên tắc

Giữa các từ chỉ dùng một kí tự trống để phân cách, giữa các đoạn cũng chỉ xuống dòng bằng một lần nhấn phím Enter.

Các dấu mở ngoặc (gồm “(” ,[”, “{”, “<”) và các dấu mở nháy (gồm ”, “) phải được đặt sát vào bên trái kí tự đầu tiên của từ tiếp theo. Tương tự, các dấu đóng ngoặc (gồm “)”, “]”, “}”, “>”) và các dấu đóng nháy (gồm ’, ”) phải được đặt sát vào bên phải kí tự cuối cùng của từ ngay trước đó.

2/ Nguyên tắc định dạng Font chữ, cỡ chữ trong soạn thảo văn bản Word:

Các nguyên tác mà iGen đề cập dưới đây được quy định bới các cơ quan Nhà nước Việt Nam sử dụng trong các văn bản hành chính. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng các nguyên tắc này trong các văn bản bình thường khác mà vẫn đảm sự chỉnh chu, nghiêm túc.

a. Nguyên tắc chung về font chữ:

Trước đây phông chữ và cỡ chữ chuẩn được thực hiện theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV. Tuy nhiên, từ ngày 5/3/2020, văn bản hành chính được trình bày theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Theo đó:

Phông chữ chuẩn là phông chữ Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà phụ thuộc vào từng yếu tố thể thức.

b. Quy định riêng cho từng thể thức văn bản:

Các thể thức chính là Quốc hiệu, Tiêu ngữ, tên cơ ban, … Cụ thể được quy định trong bảng sau:

Thể Thức Kiểu Chữ Cỡ Chữ
Quốc hiệu

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Chữ in hoa, kiểu đứng, chữ đậm ở phía trên cùng, bên phải trang đầu của văn bản. Cỡ chữ 13 hoặc 14
Tiêu ngữ

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Chữ in thường, kiểu đứng, chữ đạm, canh giữa dưới Quốc hiệu. Chữ cái đầu tiên viết hoa và giữa các cụm từ có gạch nối. Cỡ chữ 13 hoặc 14
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm. Cỡ chữ 12 hoặc 13
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp. Chữ in hoa, kiểu đứng. Cỡ chữ 12 hoặc 13
Số văn bản Chữ số Ả Rập, in thường, kiểu đứng. Chữ số nhỏ hơn 10 phải có thêm số “0” đằng trước. Cỡ chữ 13
Ký hiệu văn bản Chữ in hoa, kiểu đứng. Cỡ chữ 13
Thời gian ban hành văn bản Chữ số Ả Rập. Ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải thêm số “0” vào phía trước. Chữ chữ 13 đến 14
Địa danh văn bản Chữ in thường, kiểu nghiêng. Chữ cái đầu của địa danh viết hoa. Cỡ chữ 13 hoặc 14
Tên loại văn bản Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm. Cỡ chữ 13 hoặc 14
Trích yếu nội dung Chữ in thường, kiểu đứng, đậm. Cỡ chữ 13 hoặc 14
Phụ lục sau chữ “V/v” Chữ in thường, kiểu đứng. Cỡ chữ 12 hoặc 13
Căn cứ ban hành văn bản Chữ in thường, kiểu đứng, đậm Cỡ chữ 13 hoặc 14
“Phần”,”Chương” và số thứ tự của phần, chương Chữ in thường, kiểu đứng, đậm Cỡ chữ 13 hoặc 14
Tiêu đề của phần, chương Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm Cỡ chữ 13 hoặc 14
“Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục. Chữ in thường, kiểu đứng, đậm Cỡ chữ từ 13 đến 14
Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều. Chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Kiểu đứng, đậm Cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn
Nội dung văn bản Chữ in thường, kiểu đứng. Khi xuống dòng, chữ đầu lùi vào 1 cm hoặc a,27 cm. Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu 6pt. Cỡ chữ từ 13 đến 14
Họ, tên của người ký văn bản Chữ in thường, kiểu đứng, đậm Cỡ chữ từ 13 đến 14
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký Ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601. Phông chữ Times New Roman, in thường, kiểu đứng, màu đen. Cỡ chữ 10
“Kính gửi” + tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân. Chữ in thường, kiểu đứng. Cỡ chữ từ 13 đến 14
Từ “Nơi nhận” + thông tin Chữ in thường, kiểu nghiên, đậm. Cỡ chữ 12
Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản. Chữ in thường, kiểu đứng. Cỡ chữ 11

(Nguồn: ketoan.vn)

c. Đối với các thể thức khác:

Thành Phần, Thể Thức Kiểu Chữ Cỡ Chữ
Từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục. Chữ in thường, canh lề giữa, kiểu chữ đứng, đậm. Cỡ chữ 14
Tên Phụ lục Chữ in hoa, kiểu đứng, đậm. Căn lề giữa. Cỡ chữ 13 hoặc 14
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên Phụ lục Chữ in thường, kiểu nghiêng. Phông chữ cùng với nội dung văn bản, màu đen. Cỡ chữ 13 hoặc 14
Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký. Ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601. Phông Times New Roman, in thường, kiểu đứng, màu đen. Cỡ chữ 10
Chữ “HOẢ TỐC”,”THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN” trên con dấu. Chữ in hoa, phông Times New Roman, kiểu chữ đứng, đậm. Sử dụng mực đỏ tươi. Cỡ chữ 13 hoặc 14
Chỉ dẫn lưu hành như “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” Chữ in hoa, phông Times New Roman, kiểu đứng, đậm. Cỡ chữ 13 hoặc 14
Tên địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. Chữ in thường, kiểu đứng. Cỡ chữ từ 11 hoặc 12

(Nguồn: ketoan.vn)

3/ Một số nguyên tắc khác:

  • Không sai chính tả, không có lỗi đánh máy.
  • Chọn font chữ phù hợp với từng ngữ cảnh.
  • Sử dụng hình ảnh chất lượng cao nếu cần.
  • Đơn giản, tập trung vào thông điệp muốn truyền tải.

Đăng kí khoá học Luyện thi chứng chỉ MOS Word để nhận được nhiều “Bí quyết” giúp bạn soạn thảo văn bản đúng chuẩn Việt Nam lẫn Quốc tế.